Personvernerklæring

Informasjon til våre studenter og tilsatte er tilgjengelig på studentenes læringsplattform og de tilsattes fellesområde på instituttets skyserver.

1. Hovedansvarlig for behandling av personopplysninger

Direktøren har det overordnete ansvaret for personvern ved Norsk barnebokinstitutt. Det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger er delegert til administrasjonsleder.

2. Formålet med behandlingen av personopplysninger

Norsk barnebokinstitutt behandler opplysninger som er nødvendige for at driften av instituttet som arbeidsplass og studiested skal være lovlig og forsvarlig. Hvert formål spesifiseres i informasjon til berørte parter.

Instituttet har et nyhetsbrev som interesserte kan melde seg på via nettsiden. Adresselistene oppbevares for å kunne sende ut til de som har registrert seg som mottakere.

3. Hjemmel for behandling av personopplysninger

Norsk barnebokinstitutt hjemler behandling av nødvendige opplysninger om tilsatte og studenter i Lov om behandling av personopplysninger §§ 8–9.

Adresseliste for utsending av nyhetsbrev: de registrerte har selv meldt seg på NBIs nyhetsbrev. Instituttet har berettiget interesse i oppbevaring av adresselista i og med at nyhetsbrevet er en viktig kanal for å nå ut til publikum med informasjon om arrangement og hendelser.

4. Hvilke personopplysninger behandles

A: Personopplysninger:

Studenter: Navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, fødselsnummer. Søknad til studiet, vitnemål, sensurlister, vurderinger.

Fødselsnummer kreves for obligatorisk innsending av statistikk til Norsk senter for forskningsdatas Database for statistikk om høgre utdanning.

Tilsatte: Navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, fødselsnummer, kontonummer, skatteopplysninger, fagforeningstilhørighet. Søknad til stillingen, vitnemål, attester mv.  Dokumenter nødvendig for alminnelig personaloppfølging: referater fra medarbeidersamtaler, sykefraværsstatistikk, mv.

Epostadresse og telefonnummer som brukes vil være de som er knyttet til jobben, når vedkommende har fått epostadresse og/eller telefon fra instituttet.

Fødselsnummer, kontonummer og skatteopplysninger er nødvendig for utbetaling av lønn og honorarer. Opplysninger om fagorganisering er nødvendig for betaling av kontingent og i forbindelse med lønnsforhandlinger.

B: Helseopplysninger:

Studenter: Sykmeldinger og legeattester som kreves ved søknad om utsatt eksamen, permisjon mv.

Tilsatte: Sykmeldinger, legeattester, søknader om permisjon og annet som er nødvendig for riktig og forsvarlig personalbehandling

C: Studentenes innleveringer og eksamensoppgaver

D: Kontaktinformasjon for abonnementer av instituttets nyhetsbrev, ved påmelding til seminarer, konferanser og andre arrangement i instituttets regi.

Norsk barnebokinstitutt identifiserer ikke den enkelte bruker av instituttets nettsider.

5. Hvor hentes personopplysninger fra?

Norsk barnebokinstitutt henter inn opplysninger direkte fra personen opplysningene gjelder. Den registrerte får skriftlig informasjon om formålet med innhentingen. All kommunikasjon og innhenting av opplysninger mellom instituttet og studenter og ansatte skjer gjennom det skybaserte systemet Microsoft365, sikret gjennom kryptering og flerfaktorautentisering.

6. Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Det er ikke frivillig å gi fra seg opplysninger som er nødvendige for at instituttet skal gjennomføre lovlig og forsvarlig drift og pålagte oppgaver.

7. Utleveres opplysninger til tredjeparter

Norsk barnebokinstitutt utleverer opplysninger til tredjeparter når dette er nødvendig/pålagt:

Regnskapsfører, Statens lånekasse for utdanning, NSD (statistikk).

8. Rutiner for sletting og oppdatering av opplysningene

Registrerte opplysninger gjennomgås 1 gang hvert kalenderår for oppdatering og sletting. Sletting skjer når instituttet ikke lenger har behov for opplysningene.

Opplysninger knyttet til regnskap oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, jf Lov om bokføring §13.

Opplysninger oppdateres/slettes også ved henvendelse om dette fra den registrerte.

9. Den registrertes rettigheter

Den registrerte har rett til innsyn i hvilke opplysninger som er lagret og hvordan disse blir oppbevart og brukt. Den registrerte har rett til å kreve sletting av opplysninger. Denne retten gjelder ikke for opplysninger som er nødvendige for at instituttet skal oppfylle sine plikter som arbeidsgiver eller studiested. NBI informerer om opplysningenes formål og oppbevaring når opplysninger blir hentet inn.

10. Hvordan sikres opplysningene?

Opplysninger som kan knyttes til person oppbevares i digitalt arkiv med tilgangsstyring, eller i fysisk, låst arkiv.

Alle opplysninger instituttet behandler, hentes inn og lagres i vårt skybaserte IT-system Microsoft365. Pålogging har flerfaktorautentisering.

Opplysninger er tilgjengelige bare for de som har behov for det.

11. Databehandlere

Norsk barnebokinstitutt sørger for at data ikke behandles utenfor de sikrede skybaserte systemene.

Nasjonalbiblioteket (NB) leverer NBIs IKT-tjenester og sørger for vedlikehold og oppdatering av utstyr og programvare.

Langseth Services er NBIs regnskapsfører. Oppdragsavtalen mellom instituttet og regnskapsfører omfatter avtale om databehandling.

Nyhetsbrevet sendes ut via tjenestetilbyderen Mailchimp, og kontaktinformasjonen til abonnentene er lagret i deres systemer. Kontaktinformasjonen kan til enhver tid endres eller slettes av abonnenten direkte hos Mailchimp, eller ved å kontakte Norsk barnebokinstitutt

På våre nettsider benytter vi Google Analytics til å logge besøk. Google er databehandler for logget informasjon. Google logger brukere med IP-adresser og informasjonskapsler for statistikk, og disse er lagret i deres systemer i opptil 26 måneder, barnebokinstituttet har ikke tilgang til disse dataene.

12. Kontaktinfo for innsyn, retting eller sletting

Det er administrasjonsleder som skal kontaktes ved spørsmål om opplysninger som er hentet inn av NBI, ved ønske om innsyn i, retting eller sletting av egne opplysninger.

Epost: Ellen.aagaard@barnebokinstituttet.no, tlf: 23 13 13 70.